Ons meest populaire support project
Met één project: analyseren, optimaliseren, beheren en automatiseren we je support volledig.
Wij brengen structuur in je klantcommunicatie, richten je processen schaalbaar in en automatiseren belangrijke operationele handelingen. Zo realiseer je hoge klanttevredenheid en consistente kwaliteit, zonder afhankelijk te zijn van meer personeel en de bijbehorende kosten.
Deze merken gingen je al voor:
SUPPORT ANALYSE
We analyseren jullie huidige processen, systemen, workflows, communicatiestromen, werkcultuur en werkwijze om in kaart te brengen waar communicatie vastloopt. Je krijgt een helder overzicht van de huidige situatie, inclusief de knelpunten die je zelf niet ziet.
SUPPORT OPTIMALISATIE
Op basis van de analyse ontwerpen we een nieuwe, schaalbare werkwijze. We definiëren eigenaarschap, reactietijden (SLA’s), escalatieprocedures en continuïteit bij afwezigheid. Zo wordt support slimmer ingericht, voorspelbaar, efficiënt en minder persoonsafhankelijk.
SUPPORT BEHEER
Met korte reactietijden, efficiënte workflows en een schaalbaar, up-to-date supportsysteem nemen we jullie support uit handen en ondersteunen of trainen we het huidige team om de klanttevredenheid te verhogen.
SUPPORT AUTOMATISERING
We integreren slimme tools en koppelingen en trainen AI-agents om jullie support naar een hoger niveau te tillen, ook bij slecht-functioneren, ziekte of afwezigheid van werknemers.
Van overvolle inbox naar support die zelf draait.
Je inbox is een slagveld
Elke ochtend wacht er een berg onbeantwoorde klantvragen. Reactietijden lopen op, klanten worden ongeduldig en je team weet niet altijd wie waarvoor verantwoordelijk is.
Niemand heeft het overzicht
Support zit verspreid over mailboxen, app-berichten en losse systemen. Er is geen eigenaarschap, geen duidelijke workflow en geen meetbare structuur.
Je bedrijf groeit, maar je support niet
Meer klanten betekent meer druk. Maar nieuwe medewerkers aannemen lost het probleem niet op. Zonder proces blijft het dweilen met de kraan open.
Werkwijze
-
We starten met een vrijblijvend online kennismakingsgesprek waarin we jouw bedrijfssituatie, communicatiestromen en groeiplannen scherpstellen. We kijken niet alleen naar waar het nu vastloopt, maar vooral waar het slimmer kan. Je krijgt direct inzicht in waar winst te behalen valt in structuur, overzicht en schaalbaarheid.
-
Op basis van het kennismakingsgesprek stellen we een voorstel op maat op, afgestemd op jullie manier van werken en groeidoelstellingen. We beschrijven onze werkwijze, het proces en de scope. Daarnaast definiëren we de deliverables per fase en de concrete optimalisaties die voortkomen uit de analyse van de communicatiestromen, inboxstructuur, tools en knelpunten. Zo bouwen we een schaalbaar, all-in-one supportsysteem dat volledig geïntegreerd is binnen de organisatie.
-
Na akkoord starten we officieel met een fysieke kick-off waarin we de OKR’s en KPI’s bepalen en de prioriteiten voor het traject scherpstellen. Daarna volgt een gestructureerde onboarding waarin we ons verdiepen in jullie processen, communicatiestromen en systemen. We krijgen toegang tot de relevante tools en documentatie en brengen verantwoordelijkheden helder in kaart. Zo integreren we gecontroleerd en strategisch in jullie organisatie en creëren we vanaf het begin overzicht, structuur en richting.
-
Vanaf hier vertalen we de strategie direct naar structuur en uitvoering. We nemen de optimalisatie van jullie communicatiesystemen en supportprocessen actief uit handen en implementeren de verbeteringen binnen de organisatie.
Tijdens deze fase leveren we concrete deliverables op, zoals een analyse- en optimalisatiedocument, een Way of Working-document, uitgewerkte supportflows en processtructuren, geoptimaliseerde supportartikelen en ingerichte systemen en automatiseringen. Geen losse adviezen, maar tastbare output die direct toepasbaar is.
We werken in sprints, met wekelijkse check-ins waarin voortgang, prioriteiten en optimalisaties worden besproken. Gedurende het project blijven we meten, verbeteren en aanscherpen, zodat jullie communicatie en workflows moeiteloos meegroeien met de organisatie.
-
We nemen de optimalisatie niet alleen uit handen, maar we kunnen het supportsysteem ook actief voor je beheren.
Met korte reactietijden, efficiënte workflows en een schaalbare inrichting zorgen we dat:
Supportvragen sneller worden afgehandeld
Terugkerende vragen worden voorkomen
Klanten proactief geïnformeerd zijn
De klantreis consistent en professioneel blijft
-
Gedurende het traject evalueren we continu de voortgang en de doorgevoerde optimalisaties. Tijdens onze check-ins bespreken we niet alleen de prestaties, maar ook waar we tegenaan lopen en waar bijsturing nodig is.
We analyseren het supportvolume, signaleren terugkerende knelpunten, beoordelen de efficiëntie van workflows en kijken naar de impact op de groei van de organisatie. Daarnaast is er gedurende het project voldoende ruimte om deliverables te evalueren en direct te implementeren, zodat verbeteringen niet blijven liggen maar meteen effect hebben.
WAAROM VIPER COLLECTIVE?
9+ jaar senior expertise
Je profiteert direct van onze 9+ jaar ervaring in het optimaliseren van supportprocessen, communicatie en projectmanagement.
Geen extra personeelskosten
Groeien zonder extra werknemers betekent geen extra salarissen, ziekteverzuim of kantoorkosten.
Consistente kwaliteit
AI levert altijd hetzelfde niveau. Geen slechte dagen, geen wisselende kwaliteit.
Onbeperkt schaalbaar
Van 10 naar 1000 tickets? Wij richten een supportsysteem voor je in dat klaar is voor de toekomst en AI schaalt geruisloos mee.
“Eerlijk gezegd ga ik altijd best sceptisch dit soort samenwerkingen in. In deze service hoor je vaak mooie verhalen, maar in de praktijk wordt er lang niet altijd geleverd wat er wordt beloofd. Bij Viper Collective ervaar ik juist het tegenovergestelde.
Vanaf het begin zijn ze heel proactief in meetings. Ze luisteren goed, schrijven alles netjes op en vergeten geen punten. Dingen worden opgevolgd, er worden reminders gestuurd en ze denken actief mee over hoe processen beter kunnen.
Wat voor ons ook echt waardevol is, is dat ze op senior niveau meedenken binnen operations. Ze helpen het team aansturen, houden overzicht en zorgen dat we weten wat we wanneer kunnen verwachten. Als er tussentijds nieuwe of complexere taken bijkomen, pakken ze dat gewoon op.
Daarnaast hebben ze veel kennis van AI en hoe je dat praktisch inzet binnen een organisatie om processen slimmer en efficiënter te maken. Binnen relatief korte tijd zijn ze eigenlijk onmisbaar geworden.
Waar we eerst dachten dat dit iets tijdelijks zou zijn, hebben we inmiddels besloten om dit structureel aan te houden. Zodra er capaciteit nodig is, kunnen we daar direct op terugvallen.
Ik zou Viper Collective dan ook zeker aanbevelen. Als je samen een goede inwerkfase ingaat en het daarna verder uitbouwt, kun je hier echt veel waarde uit halen.”
— Murat Durcan, eigenaar Amsterdam Vintage Jewels
Prijzen support project
Elk bedrijf is anders. Het aantal tickets, communicatiekanalen en de complexiteit van support verschillen per organisatie. Daarom werken we altijd met een prijs op maat, afgestemd op jullie situatie en groeifase.
Benieuwd hoe we jouw support kunnen omtoveren tot een gestroomlijnd, professioneel, efficiënt en schaalbaar proces? Neem contact met ons op voor een prijs op maat.