Viper virtual assistance diensten

Van digitale rommel, naar overzicht, consistentie en structuur

  • Geen overvolle mailbox meer die je focus verstoort. Maar een strak georganiseerde inbox voor overzicht, rust en regie. Onze Vipers:

    • Checken twee keer per dag je mail en vertalen die naar een overzichtelijke to-do lijst, gesorteerd op prioriteit

    • Sturen tijdige herinneringen voor belangrijke mails die aandacht vragen

    • Zorgen dat je niet langer overbodige nieuwsbrieven of reclame ontvangt

    • Sorteren je inbox in overzichtelijke mappen, categorieën en labels 

    • Stellen standaardantwoorden op voor veel verstuurde reacties

    Bekijk hier meer info over onze support diensten.

  • Heeft jouw bedrijf een klantenservice? Dan is professioneel klantcontact, in jouw tone of voice een must. Onze Vipers:

    • Beantwoorden e-mails en chats namens jouw bedrijf

    • Bieden op aanvraag eerstelijns telefonische support

    • Werken gestructureerd met je CRM en bewaken alle follow-ups

    • Signaleren terugkerende vragen en verbeterkansen in de klantreis

    Bekijk hier meer info over onze support diensten.

  • Met één project: analyseren, optimaliseren, beheren en automatiseren we je support volledig.

    Bekijk hier meer informatie over ons succesvolle support optimalisatie project.

Inbox beheer diensten

Diensten voor structuur & systemen

  • Geen chaos meer in je agenda, maar rust, overzicht en controle. Onze Vipers:

    • Plannen afspraken, meetings en events op efficiënte en strategische wijze

    • Structureren je week op basis van doelen, prioriteiten en focus blokken

    • Organiseren meetings, locaties en afstemming met alle betrokkenen

    • Zorgen bij wijzigingen voor snelle herplanning en duidelijke communicatie met alle vergader-deelnemers

    • Houden grip op afspraken, to-do’s en deadlines zodat jij vooruit kunt

    • Signaleren tijdsconflicten en lossen die proactief op

  • Als ondernemer wil je focussen op richting geven. Wij zorgen dat alles rondom jouw projecten als één gestroomlijnd proces verloopt. Onze Vipers:

    • Zetten strakke planningen op en bewaken de voortgang tot in de details

    • Monitoren deadlines, budgetten, deliverables en signaleren knelpunten vroegtijdig

    • Beheren projectdocumentatie en stellen rapportages op waar nodig

    • Waken over de kwaliteit van processen en controleren of alles voldoet aan de briefing

    • Plannen taken in en sturen opvolging via tools zoals Asana, Trello, ClickUp of Notion

    • Volgen openstaande taken op en herinneren teamleden aan actiepunten

    • Fungeren als aanspreekpunt voor collega’s, freelancers en andere betrokkenen

    • Bereiden vergaderingen voor, notuleren helder mee en zorgen voor concrete opvolging

  • Van rommelige tools naar gestroomlijnde systemen voor overzicht, structuur en continuïteit. Onze Vipers:

    • Beheren en optimaliseren je CRM voor heldere klant- en salesprocessen

    • Structureren je cloudomgeving (zoals Drive of Dropbox) zodat alles makkelijk terug te vinden is

    • Zetten nieuwe systemen op en stroomlijnen bestaande tools

    • Bouwen slimme templates, workflows en draaiboeken voor meer efficiëntie

    • Ondersteunen bij onboarding van nieuwe teamleden of klanten

  • Van bonnetjes tot belasting deadlines. Jij hoeft het niet meer bij te houden, want wij doen dat voor je. Onze Vipers:

    • Verwerken declaraties snel en gestructureerd

    • Houden overzicht op belangrijke financiële deadlines, zoals btw- en inkomstenbelasting

    • Sturen facturen tijdig uit en bewaken opvolging

    • Organiseren je administratie overzichtelijk in de cloud

    • Digitaliseren en beheren visitekaartjes, documenten en formulieren

    Let op: de Viper administratieve taken omvat geen boekhouding.

Diensten voor zichtbaarheid & merkbeleving

  • Met een achtergrond in event management, projectmanagement, communicatie én de titel als gecertificeerd weddingplanner organiseert Viper Collective evenementen van begin tot eind.

    Onze Vipers:

    • Organiseren zakelijke evenementen van webinar en boardroomsessie, diner en conferentis tot de meest spectaculaire prive evenementen

    • Bewaken planning, budget en logistiek en sturen bij voordat het misgaat

    • Regelen locaties, leveranciers, styling, programma en benodigde

    • Beheren registratie, deelnemerslijsten, uitnodigings- en follow-upcampagnes

    • Begeleiden je event op locatie, zodat jij je op je gasten kunt richten

    • Rapporteren na afloop over opkomst en resultaat, en vertalen dat naar verbeteringen

  • Sterke communicatie is doordacht, creatief en consistent. Onze Vipers:

    • Plannen, schrijven en coördineren doelgerichte e-mail marketing campagnes

    • Verwerken overtuigende copywriting in teksten, campagnes en content 

    • Schrijven teksten voor web, socials of print in jouw tone of voice

    • Plannen communicatie en content vooruit met overzichtelijke kalenders

    • Beheren reacties, DM’s en klantvragen in je community

    • Coördineren interne en externe communicatie campagnes

    • Creëren presentaties, flyers, advertentie content, pakkende visuals en andere content/communicatie gerelateerde zaken

    • Stellen informatieve communicatie op zoals FAQ’s en scripts

    • Creëren content via AI tools en Canva

    • Voeren basis fotografie en video-editing uit (edits voor reels, stories en online content)

  • Je website en uitstraling vormen de eerste indruk van je merk of bedrijf. Onze Vipers ontwikkelen websites die niet alleen mooi zijn, maar ook de juiste snaar raken. Bij jouw doelgroep én bij hun klikgedrag. Onze Vipers:

    • Bouwen websites en landingspagina’s in Squarespace 

    • Updaten content en voeren aanpassingen door in thema’s en structuur binnen platforms zoals Squarespace, WordPress, Duda of Shopify.

    • Schrijven site-inhoud die de juiste doelgroep aanspreekt, informeert en aanzet tot actie.

    • Ontwerpen logo’s, huisstijlen en brand guides

  • Zichtbaar zijn op social media vraagt om structuur, creativiteit en consistentie. Onze Vipers:

    • Beheren 1-5 social media kanalen (Instagram, LinkedIn, Facebook, Pinterest of TikTok)

    • Bepalen de strategie, afgestemd op je merkidentiteit, doelgroep en groeidoelenCreëren en plannen visuele en tekstuele content

    • Stellen een contentkalender op en bewaken deadlines

    • Publiceren posts en stories op vaste momenten

    • Reageren op interactie en versterken je online aanwezigheid

    • Analyseren resultaten en optimaliseren de contentstrategie voor blijvend effect

    Bekijk deze pagina voor meer informatie over ons social media beheer.

Virtual Assistant Inhuren

Als lid van het Viper Collectief huur je een gekwalificeerde Virtual Assistant in voor een x-aantal uur per maand, tegen een uurtarief vanaf €80 euro per uur, excl. btw. Tijdens het kennismakingsgesprek brengen we jouw wensen en knelpunten in kaart.

Bekijk de Viper pakketten
Bekijk de personal assistance dienst